1. Skip to Menu
  2. Skip to Content
  3. Skip to Footer

Kontakt

00-891 Warszawa
ul. Chłodna 3
e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
NIP 527-23-12-733
KRS 0000159843
REGON 016400767

Uchwała dot. Instrukcji kancelaryjnej

Mixed Selection

UCHWAŁA Nr VI/13/2015

Zarządu Głównego Związku Emerytów i Rencistów Pożarnictwa Rzeczypospolitej Polskiej

z dnia 20 października 2015 r.

w sprawie przyjęcia do stosowania Instrukcji kancelaryjnej.

§ 1

Działając na podstawie § 21 pkt. 14) Statutu Zarząd Główny postanawia przyjąć do stosowania przez Koła, Zarządy Wojewódzkie i Zarząd Główny naszego Związku Instrukcję kancelaryjną stanowiącą Załącznik do niniejszej uchwały.

§ 2

Prezydium ZG przekaże do stosowania wyżej wymieniony załącznik do Zarządów Wojewódzkich, celem ich stosowania począwszy od 01 stycznia 2016 r.

§ 3.

Celem szybkiego ich rozpropagowania należy załącznik do niniejszej uchwały odpowiednio wyeksponować na stronie internetowej naszego Związku.

§ 4

Uchwała wchodzi w życie z dniem jej podjęcia. Traci moc uchwała ZG 1/96 z dnia 22 lutego 1996 r .  

Głosowanie ZG:

Za: 18

Przeciw: 0

 
   


Wstrzymało się od głosu: 0.


Zał. Nr 1 do Uchwały ZG Nr VI/13/2015

       

INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZEiRP RP

Spis treści:

I. Rodzaj i treść pieczątek organizacyjnych dla ogniw Związku:

II. Dokumentacja w Związku

II.1. Dokumentacja w Kołach,

II.2. Dokumentacja w Zarządach Wojewódzkich,

II.3.Ewidencje,

III. Obieg dokumentacji Związkowej,

IV. Obieg dokumentacji Związkowej.


I. Rodzaj i treść pieczątek organizacyjnych dla ogniw Związku:

I.1. Stempel nagłówkowy dla wszystkich ogniw Związku o treści:

-   Związek Emerytów i Rencistów Pożarnictwa RP

   a pod nim

- Zarząd Główny Związku Emerytów i Rencistów Pożarnictwa RP

   Podać pełny adres…………………………………………………

- Zarząd Wojewódzki w ………………………………………..

   podać pełny adres ……………………………………………….

- Zarząd Koła w ……………………………………………………..

   lub Zarząd Koła Nr w...............................................

   podać miejscowość pełny adres……………………………

I.2. - pieczęć okrągła o średnicy do 25 mm drugie mniejsze koło wpisane w środek / dla wszystkich ogniw Związku o jednolitej treści po obwodzie w polu między kołami: „ Związek Emerytów i Rencistów Pożarnictwa RP” i alternatywnie w polu środkowym poziomo – Zarząd Główny. Zarząd Wojewódzki, Zarząd Koła w………….

I.3. - stemple podpisowe trzyliniowe:
- w górnej linii części funkcja – Prezesa, Sekretarza, Skarbnika, Przewodniczącego Głównej, Wojewódzkiej, Zarządu Koła/ Komisji Rewizyjnej /,

- w środkowej linii Zarządu Głównego, Zarządu Wojewódzkiego, Zarządu Koła, Wojewódzkiej Komisji Rewizyjnej, Komisji Rewizyjne w Kole,

- w końcowej, dolnej linii imię i nazwisko.

II. Dokumentacja w Związku,

II.1. Dokumentacja w Kołach,

II.1.1 - teczka organizacyjna znakowana jako teczka OK. W teczce spis spraw, a dokumenty znakowane jako OK. numer sprawy.2015 (dany rok).

II.1.2 - teczka uchwał znakowana jako UK. W teczce spis uchwał,
a uchwały znakowane jako UK. numer sprawy.2015 ( dane lata- teczka może być na całą kadencję władz koła).

II.1.3. - teczka spraw finansowych i posiadanego majątku znakowana jako FK. W teczce spis spraw, a dokumenty znakowane jako FK.
numer sprawy.2015 ( dany rok)

II.1.4. - teczka protokołów i sprawozdań znakowana jako teczka PK.
W teczce spis spraw, a dokumenty znakowane jako PK. numer sprawy.2015 ( dany rok).              

II. 2. Dokumentacja w Zarządach Wojewódzkich

II.2.1. - teczka organizacyjna - znakowana jako teczka OW. W teczce spis spraw, a dokumenty znakowane jako OW.numer sprawy.2015 ( dany rok)

II.2.2. - teczka uchwał - znakowana jako UW. W teczce spis uchwał, a uchwały znakowane jako UW.numer sprawy.2015 ( dany rok- teczka może być na całą kadencję władz wojewódzkich)

II.2.3. - teczka spraw finansowych i posiadanego majątku znakowana jako FW. W teczce spis spraw, a dokumenty znakowane jako FW.
numer sprawy.2015 ( dany rok)

II.2.4- teczka protokołów i sprawozdań- znakowana jako teczka PW.
W teczce spis spraw, a dokumenty znakowane jako PW.
numer sprawy.2014 ( dany rok)

II.3. Dokumentacja w ZG prowadzona w sposób identyczny jak w ZW, przy czym wszystkie uchwały i dokumenty będą sygnowane rzymską numeracją nowej kadencji np. VI - ZG/OG/73 /2015. Liczba 73 to kolejny numer pisma w Spisie spraw.

II.3. Ewidencje

Zarządy poszczególnych szczebli Związku wg statutowych kompetencji winne posiadać ewidencje członków, władz, komisji rewizyjnych itp., a w szczególności:

II.3.1 - w Kołach: wykaz imienny członków wg wzoru stanowiący załącznik Nr 1 do instrukcji,    

II.3.2 - w Zarządach Wojewódzkich: władz Zarządu Głównego, pełny wykaz składów Zarządów Kół i zbiorczy wykaz ogólnej liczby członków
w Kołach, przewodniczących Komisji Rewizyjnych w Kołach, skład Wojewódzkiej Komisji Rewizyjnej, skład Zarządu Wojewódzkiego,

II.3.3 - w Zarządzie Głównym: skład członków Zarządu Głównego, Głównej Komisji Rewizyjnej, Imienny wykaz Prezesów Zarządów Wojewódzkich i Przewodniczących WKR,

II.3.4 - inne dokumenty określone w „Zasadach Gospodarki Finansowej w ogniwach ZEiRP RP „ /Uchwała nr. 9(4)V/ 2014 z dnia 21 września 2012r/,

II.3.5. - w Zarządach Wojewódzkich ZEiRP RP prowadzi się ewidencję pt. „ Zaświadczenia uprawniających do dwóch ulgowych przejazdów PKP w ciągu roku” wg wzoru w załączniku Nr 2 do Instrukcji

Zaświadczenia ponumerowane, otrzymane z Zarządu Głównego ZEiRP RP są drukami ścisłego zarachowania. Zarządy Wojewódzkie rozliczają się z posiadanych zaświadczeń w okresach kadencyjnych / czteroletnich/ określając: - stan posiadania od Nr……     do Nr…….

- ilość wydanych zaświadczeń w latach                   od Nr… do Nr……

- ilość kasacji.

Wszystkie te ewidencje ( za wyjątkiem Ewidencji wydanych zaświadczeń uprawniających do dwóch ulgowych przejazdów PKP w ciągu roku) winny być prowadzone w formie elektronicznej, a tylko sporadycznie drukowane i załączane do teczek spraw organizacyjnych.

IV. Obieg dokumentacji Związkowej

IV.1.- dokumenty z Zarządu Głównego do Zarządów Wojewódzkich

IV.1.1. W każdym ZW należy wskazać adresy elektroniczne członków ZW i WKR. Poczta będzie wysyłana na adresy członków ZW, WKR oraz członków Zarządu Głównego z danego województwa i Głównej Komisji Rewizyjnej. Adresami skrzynek poczty e-mailowej ZG, z których będzie wysyłana poczta to adresy: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

IV.1.2. Otrzymana poczta elektroniczna winna być odczytana przez osoby wyżej wskazane.

IV.1.3. Po odczytaniu, jedna z tych osób winna wydrukować w 1 egz. otrzymanej korespondencji do dokumentacji danego ZW. Następnie dokument ten winien być zadekretowany przez Prezesa ZW. Na wydrukowanym dokumencie, należy dokonać pisemnej dekretacji, odnośnie dalszego biegu sprawy wraz z datą zapoznania się z dokumentem.

IV.1.4. Następnie poczta elektroniczna winna być zapisana na dysku „twardym” na komputerze który będzie komputerem „wiodącym”
w danym ZW. Winno się wykonać odpowiedni katalog do którego będą zapisywane dokumenty.

np. ZG-2015- przychodzące - katalog

podkatalog ZG- protokoły

podkatalog ZG- pisma organizacyjne.

IV.1.5. Do Zarządów Wojewódzkich, członków ZW, które nie udostępnią adresu e-mailowego, wysyłana będzie poczta pisemna z ZG w okresie- 1 raz na 1/2 roku, jeśli nie będzie zachodziła pilna potrzeba poinformowania danego ZW.

IV.2. Dokumenty z Zarządu Wojewódzkiego do Zarządu Głównego

IV.2.1. Do ZG dokumenty winny być wysłane pocztą elektroniczną, za zgodą Prezesa, Wiceprezesa, Sekretarza.

IV.2.2. Potwierdzeniem wysłania będzie pisemna wersja poczty
e-mailowej z adnotacją osoby   wymienionej w pkt. II.1 -”wysłano poczta elektroniczną”, data i podpis czytelny osoby.

IV.2.3. Adresami skrzynek poczty e-mailowej ZG na które będzie wysyłana poczta to adresy:

Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.    lub Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

IV.3. Obieg dokumentów wewnątrz danego ZW.

W każdym ZW winny to być opracowane zasady obiegu dokumentów drogą elektroniczną wg własnych potrzeb jednak należy zważyć że, Prezes ZW, Członek WKR, we własnym zakresie winni dokonywać:

- odczytu poczty elektronicznej,

- wydruku pisemnego poczty elektronicznej jeśli taka potrzeba zachodzi dla dokumentowania

Zarządy wojewódzkie i osoby wskazane wyżej nie udostępniające adresu e-mailowego, muszą się liczyć z opóźnionym dostarczaniem korespondencji, informacji.

IV.3.2. Pilne informacje dla członków ZG, GKR, Prezydium ZG ukazywać się będą na stronie internetowej ZG tj www.zgzeirp.pl

 

 

 TUTAJ pobierzesz uchwałę w wersji PDF

 

 

Ewidencja wydanych "Zaświadczeń uprawniających do dwóch ulgowych przejazdów w ciągu roku" - załącznik nr 2

Licznik odwiedzin

3268882
Dziś
Wczoraj
Ten tydzień
Poprzedni tydzień
Ten miesiąc
Poprzedni miesiąc
Całkowity
2024
1338
3362
2627956
58587
88277
3268882